פעולת המתווך

"איש קשר יפני שמכיר את התרבות היפנית עשוי להיות נאמן ללקוח יותר מאשר לך."

שיתופו של גורם בלתי תלוי בעת ניהול המשא ומתן הוא צעד חשוב בבניית האמון בין שני הצדדים. הסיכויים לסיום מוצלח של המשא ומתן גדלים אם מעורב בו מתווך. ככל שהמתווך הנבחר בכיר יותר ובעל תואר יוקרתי יותר, גדל הסיכוי לקצר את תהליך המשא ומתן.

תפקידו של המתווך הוא בסיוע לבניית מערכת אמון בין הצדדים, ביישור ההדורים, ובמניעת עימותים ישירים. למעשה המתווך מאפשר לצדדים להתגבר על מצבי עמימות ואי-בהירות מכוונים ובלתי מכוונים. המתווך עשוי להישאר מעורב עד השלמת העסקה.

משתתפי המשא ומתן

תהליך המשא ומתן עם היפנים כולל מנהלים בשלושה דרגים: בכירים, צוות ביניים וצוות אופציונלי. הדרג הניהולי וסמכויותיו משתנים בהתאם לרמת המשא ומתן. תפקיד המנהלים הבכירים הוא לרוב טקסי. הם מגיעים כדי לחתום על ההסכם, לאחר שכל הנושאים יושבו וסוכמו על-ידי דרג הביניים. לעתים, מנהלים בכירים שותפים בשלב מוקדם בתהליך על-מנת להביע את חשיבות העסקה ונכונות למחויבות. בשני המקרים, תפקידם העיקרי של המנהלים הבכירים הוא לצפות בתהליך מהצד מבלי להתערב במשא ומתן עצמו.

"היפני הבכיר יושב מול מי שמנהל את המשא ומתן."

• ברוב המקרים, האדם הראשון שפוגשים בו ילווה את העסקה עד סופה.
• היפנים תובעים לדעת על דרגתו ועל מעמדו של הנציג שעמו הם באים במגע עסקי.
• הישראלים שואפים לסיים את תהליך המשא ומתן במהירות, ולכן מגיעים מהר יחסית להצעה הסופית ההוגנת בעיניהם. המנהלים היפנים משקיעים זמן רב בתהליך המשא ומתן, ולכן נוטים לבקש יותר אחרי שלישראלים נדמה שהגיעו לסופו של המשא ומתן.

"האישיות החשובה במשא ומתן הוא זה שיושב בצד ושותק ולא זה שמנהל את המשא ומתן, מדבר ומציב את התנאים."

נוהגי תקשורת בתהליך המשא ומתן

"אתה יכול להגיע למשא ומתן ולהציע הצעת מחיר, והם שותקים. אתה מוריד את ההצעה, והם עדיין שותקים. אתה שוב מוריד, והם שותקים. וככה אתה מוצא את עצמך מוריד את המחיר עוד לפני שהמשא ומתן התחיל."

היפנים נוטים להתעטף בשתיקות עמוקות במהלך המשא ומתן. לעתים לא יאמרו משפט שלם אחד במשך דקות ארוכות. הם מקשיבים לנאמר, מהנהנים בראשם ומפגינים אדיבות רבה. טקטיקת השתיקה נקראת ביפנית mokusatsu, שמשמעותה "להרוג בשתיקה". התנהגות זו מוציאה בדרך-כלל משיווי משקל את בני שיחם הזרים, שמנסים למלא את חלל השתיקה בשטף דברים שמן הראוי היה לא לחשוף.

היפנים חושפים מעט מאוד מידע על עצמם, ולעומת זאת נוטים לשאוב את מרב המידע שהם יכולים לקבל בתמורה לשתיקתם. לעתים הנציגים הזרים צריכים להעמיד פנים שהיפנים אכן הבינו את דבריהם, גם אם הם בטוחים שאין זה כך. העמדת הפנים חיונית ליצירת מערכת יחסים טובה עם היפנים וכדי לא להלבין את פניהם. בכל מקרה, אין להציב את היפני בעמדה שבה ייאלץ להודות בטעותו או בכישלונו ברבים.

• בפגישות עם מנהלים יפנים בכירים (ובנוכחות מתורגמן) יש להקפיד על רשמיות רבה.
• היפנים מעריכים את נכונותם של זרים להכיר את תרבותם ואת שפתם, גם אם ההיכרות הזאת מסתכמת בכמה משפטים. רצוי להציג את הידע בעת המשא ומתן.

"איש לא נכנס לדברי האחר. יש להם תרבות דיבור מדהימה. הם לא אומרים 'לא' כי חלק מהמשא ומתן הוא מתן כבוד לצד שכנגד."

• היפנים מקפידים על כללי נימוס ואדיבות בעת קיום משא ומתן. הם נמנעים מאיומים, פקודות ואזהרות, ונמנעים מלהשתמש במלה "לא".
• אין להתנגד או לסרב באופן ישיר אלא יש להיות בלתי ישיר.
• עסקאות רבות נשלמות דווקא בזמן בילוי חברתי ולא מעונב, שבו היפנים נוקטים בגישה לא פורמלית.
• כדאי לזכור את הדבר הבא: הביטוי "אני אשקול זאת", משמעותו "לא".
• יש להשתמש בצמד המילים "אני מצטער", אולם לא מתוך התגוננות.
• היפנים נוהגים להעניק שי קטן לאורחיהם בזמן מפגש, דוגמת מגבת ידיים עטופה בחן. במפגש הבא הזר אמור להשיב במתנת גומלין.
• זר אמור לנהוג בצנעה ולא להתרברב בפועלו. עלוני מידע על אודותיו או צד שלישי יעשו זאת במקומו.
• יש להשתמש בכרטיסי ביקור שהודפסו באנגלית וביפנית.
• יש להימנע מלדבר על כסף באופן ישיר, ולהשאיר זאת לטיפולו של דרג נמוך יותר.
• אמירה רווחת ביפן היא: "אורח חשוב יושב ליד הדלת."